LEGAL
Política de Confidencialidad y Custodia de Historias
Custodiamos historias. Protegemos confianza.
Versión 1.0 · Vigente desde 22 de septiembre de 2026
1. Propósito
En Guardalma entendemos que una historia personal no es simplemente información.
Es un acto de confianza.
Cada cliente comparte recuerdos, emociones, experiencias, pérdidas, alegrías y vínculos profundamente personales con el propósito de transformarlos en una obra capaz de transmitir aquello que muchas veces resulta imposible expresar con palabras.
Por esta razón, Guardalma asume la custodia responsable de cada historia recibida.
La confidencialidad constituye un principio fundamental del proyecto y forma parte de nuestro compromiso ético con cada cliente.
2. Principio de Custodia Emocional
Guardalma actúa como custodio temporal de la historia del cliente.
Toda información compartida será utilizada exclusivamente para desarrollar la obra contratada y nunca para fines distintos sin autorización expresa del cliente.
La confianza depositada por el cliente constituye uno de los activos más importantes del proyecto.
3. Información recopilada
Durante el proceso creativo Guardalma podrá recibir información como:
• nombres de personas;
• relaciones familiares o afectivas;
• fotografías;
• mensajes personales;
• anécdotas;
• cartas;
• recuerdos;
• fechas importantes;
• preferencias musicales;
• notas de voz;
• cualquier otro material suministrado voluntariamente por el cliente.
El cliente únicamente debe compartir la información que considere necesaria para lograr el resultado deseado.
4. Uso de la información
Toda la información recibida será utilizada únicamente para:
• comprender la historia;
• identificar el mensaje emocional central;
• desarrollar la obra contratada;
• elaborar los entregables incluidos en el paquete adquirido;
• realizar los ajustes contemplados por la Garantía Guardalma.
La información nunca será utilizada para fines comerciales, publicitarios o promocionales sin autorización expresa del cliente.
5. Confidencialidad
Guardalma se compromete a:
• no divulgar historias personales;
• no compartir fotografías ni documentos con terceros, salvo cuando resulte necesario para la prestación del servicio mediante proveedores tecnológicos sujetos a las condiciones de protección de datos aplicables;
• no publicar canciones, poemas, cartas, cuentos o cualquier otra obra derivada sin autorización expresa;
• no revelar información que permita identificar al cliente o al destinatario sin autorización o fundamento jurídico aplicable;
• limitar el acceso a la información a las personas y proveedores cuya intervención resulte razonablemente necesaria para la prestación del servicio.
6. Uso en portafolio
Guardalma únicamente podrá utilizar una obra como parte de su portafolio cuando exista autorización expresa del cliente.
La autorización para uso en portafolio será independiente de la contratación del servicio y podrá ser revocada en los términos permitidos por la legislación aplicable.
Cuando la revocación resulte procedente, Guardalma cesará los usos futuros que dependan de dicha autorización, sin perjuicio de aquellos tratamientos o usos que deban conservarse o que cuenten con otra base jurídica aplicable.
La negativa del cliente a autorizar el uso de su obra no afectará en ningún momento la calidad del servicio recibido.
7. Almacenamiento y seguridad
Guardalma adoptará medidas razonables de carácter técnico, humano y administrativo orientadas a proteger la información recibida frente a pérdida, alteración, acceso, consulta, uso o divulgación no autorizados.
La información podrá almacenarse y procesarse mediante plataformas y proveedores tecnológicos necesarios para la prestación del servicio, sujetos a las medidas, condiciones y obligaciones aplicables en materia de protección de datos personales.
Guardalma procurará limitar la información conservada a aquella razonablemente necesaria para desarrollar el servicio, atender solicitudes posteriores del cliente y cumplir las obligaciones legales aplicables.
El tratamiento, almacenamiento y eventual circulación de datos personales se realizará conforme a la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de Guardalma y a la legislación aplicable.
8. Conservación y eliminación de información
Guardalma conservará la información únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades para las cuales fue recopilada y las obligaciones legales o contractuales aplicables.
Una vez finalizado el proyecto, podrán conservarse los elementos necesarios para atender la Garantía Guardalma, responder solicitudes posteriores del cliente, cumplir obligaciones legales o tributarias y mantener, cuando resulte necesario, respaldo de la obra entregada.
El cliente podrá ejercer los derechos de consulta, actualización, rectificación, supresión o revocación que correspondan conforme a la legislación aplicable y a la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de Guardalma.
La eliminación o supresión procederá cuando corresponda legalmente, teniendo en cuenta las obligaciones de conservación que puedan resultar aplicables.
9. Plataformas tecnológicas e Inteligencia Artificial
Guardalma utiliza herramientas tecnológicas y de inteligencia artificial como apoyo dentro de su proceso creativo y operativo.
Cuando resulte necesario para la prestación del servicio, determinada información suministrada por el cliente podrá ser procesada mediante proveedores tecnológicos que presten servicios a Guardalma.
Guardalma procurará limitar la información compartida con estos proveedores a aquella razonablemente necesaria para la finalidad correspondiente y utilizar servicios que ofrezcan medidas apropiadas de protección y seguridad.
Cuando el uso de dichos proveedores implique transmisión, transferencia o tratamiento de datos personales dentro o fuera de Colombia, este se realizará conforme a la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales y a la legislación aplicable.
La utilización de herramientas tecnológicas o de inteligencia artificial no modifica la responsabilidad de Guardalma sobre la dirección creativa de su servicio. La interpretación emocional, selección de versiones, dirección artística, auditoría de calidad y aprobación final corresponden a Guardalma.
10. Información relacionada con niños, niñas y adolescentes
Cuando la historia o los materiales suministrados involucren datos personales de niños, niñas o adolescentes, su tratamiento se realizará únicamente cuando resulte jurídicamente procedente y respetando sus derechos prevalentes, su interés superior y la legislación aplicable.
Cuando sea necesaria la autorización de su representante legal, el cliente deberá contar con la legitimación o autorización correspondiente para suministrar dicha información.
Guardalma procurará limitar el tratamiento de esta información a aquello estrictamente necesario para desarrollar la obra contratada y aplicar medidas reforzadas de confidencialidad y protección.
Cuando corresponda legalmente, se tendrán en cuenta las condiciones especiales aplicables al tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.
11. Actualizaciones
Esta política podrá actualizarse cuando resulte necesario para mejorar la protección de los clientes, adaptarse a cambios tecnológicos o cumplir nuevas obligaciones legales.
La versión vigente será la publicada por Guardalma al momento de la contratación.
12. Compromiso Guardalma
Guardalma nació para ayudar a las personas a expresar aquello que realmente importa.
Por eso entendemos que una historia nunca es un simple formulario.
Es un recuerdo.
Una promesa.
Una despedida.
Un agradecimiento.
Un legado.
Y merece ser tratada con el mismo respeto con el que fue confiada.
Guardalma · De letra a latido.